Birçok insan, e-postaların egemen olduğu bir dünyada mektup yazma ihtiyacını merak edebilir. İletişiminizi düzene sokmak istiyorsanız, iyi yapılandırılmış bir mektubun gücünü asla göz ardı etmeyin. Bir e-posta, iyi yazılmış bir mektubun yaratabileceği etkiyi sağlayamaz. İş, satış, kapak veya kişisel mektup olsun, bazı basit ipuçlarını öğrenerek ustalaşabilirsiniz.
1. Bir mektubun içeriği iyi planlanmalıdır. İletişiminizi kolaylaştırmak için mektubunuzun bir taslağını yapın. Bu, etkili bir şekilde iletişim kurmanıza yardımcı olacaktır. Tüm noktaların ayrıntılı olduğundan emin olun ve mektubunuzu okunabilirlik açısından kontrol edin. Yanlış anlaşılabilecek cümleleri yeniden ifade edin. Yazımı, özellikle alıcının adını kontrol edin. Bir diğer önemli husus, isimlerin yazılışındaki tutarlılıktır. Daha güvenli tarafta olmak için, bir iş, satış ve ön yazı taslağı hazırlamak her zaman akıllıca olacaktır.
2. Dilin kullanımı. İş mektupları için her zaman resmi bir dil kullanın. Satış mektuplarının potansiyel müşterileri çekmesi gerekir. Böylece akılda kalıcı başlıklarla gayri resmi olabilirler. Ancak satış mektubu garanti, teslimat ve diğer temel konulardan bahsederken resmi bir ton kullanın. Kapak mektupları her zaman resmi dilde yazılmalıdır. Dil ile maksimum esneklik kişisel bir mektupta gösterilebilir. İlişkinize bağlı olarak, resmi veya gayri resmi bir dil seçebilirsiniz. İletişiminizi kolaylaştırmak için mektubunuza uygun tonu seçme sanatını öğrenmelisiniz.
3. Mektubunuz birkaç kişiye yönelik olabilir. Bu, kişisel bir dokunuşa sahip olmaması gerektiği anlamına gelmez. Her zaman tek bir kişiye yazar gibi bir iş veya satış mektubu yazın. Satış mektubunuza veya bülteninize kişisel bir dokunuş, okuyucunun daha rahat hissetmesini sağlayacaktır. Okuyucu asla bir broşür okumak gibi hissetmemelidir. Mektup, kişisel bir konuşmanın etkisine sahip olmalıdır.
4. İletişiminizi düzene sokmanın en iyi yöntemlerinden biri, günümüzün tüm modern yazma tekniklerini etkili bir şekilde kullanmaktır. Konuyu belirtmek için başlıkları kullanın. Önemli noktaları detaylandırmak için madde işaretlerinden yararlanın. Basit bir dil kullanın. Bilimsel bir terim kullanılıyorsa parantez içinde açıklayınız. Harfte italik, kalın ve alt çizgi karakterlerinden yararlanabilirsiniz. Ayrıca mektubunuz için bir şablon da oluşturabilirsiniz.
5. Kısalık. Günümüzde insanların uzun mektupları okumaya ayıracak vakti yok. Noktanızı en az kelimeyle belirtin. Asla ana konudan sapmayın. Konudan gereksiz sapmalar yarardan çok zarar verebilir. Bazen okuyucu mektubu tamamen görmezden gelebilir.
Mektuplar önemli bir iletişim aracıdır. Unutmayın, onlar da belge niteliğinde olabilir. Günümüz dünyasındaki başarınız, iletişiminizi ne kadar etkili bir şekilde düzene sokabildiğinize bağlıdır.
