Perşembe, Mayıs 26, 2022

İş Mektubunda İyi Olmak İçin Ne Yapmalıyım?

İş yazısı ayırt edicidir

İş dünyası okuyucularına mektup yazmak normalde felsefe, sosyal sanatlar veya diğer skolastik sistemlerde yazmaktan farklıdır. İş yazısı, düşündürücü veya yaratıcı olmak yerine kısa ve öz olmaya çalışır; kesinliği ve doğruluğu vurgular. Bu fark, iş yazısını diğer tekniklere göre daha iyi veya daha düşük yapmaz. Bunun yerine, bir iş bağlamında mektup yazarken ilgili tek amacı ve endişeleri ortaya çıkarır.

Bir şirket raporu yazarken, okuyucularınızın bunu görmek için kısıtlı zamanları olduğunu ve incelemelerinin beklendiğini göz önünde bulundurmalısınız. Alıcılarınız, işlemlerini etkilediği için belirttiğiniz şeye dikkat eder. “Özünü” anlamaları gerekir: bir durum veya zorluk hakkında yürüttüğünüz dava ve nasıl tepki vermeleri gerektiği.

Resmi mektup biçimleri, genellikle e-posta iletişimlerinde görülen gayri resmi tarzdan, sözleşmelerde gözlemlenen ekstra düzenli, yasal özelliklere göre farklılık gösterir. Bu iki sınırın özellikleri çoğu memorandum, e-posta ve mesaj için uygundur. Çok simetrik olan bir taslak, alıcıları kapatabilir ve aşırı derecede gayri resmi olma çabası sahtekâr veya uygunsuz bulunabilir. Tüm raporlamalarda olduğu gibi iş yazışmalarında da okuyucularınızı anlamanız gerekir.

Bir yazar, iş mektubunun özelliğini sürekli kontrol etmelidir. Bir bireyin veya bir derneğin diğerlerini etkilemesi kolaydır. Bir iş mektubunun özellikleri şu şekilde gruplandırılabilir:

• Dahili Özellik

• Harici Özellik

Her birini iyice gözden geçirelim.

I. Dahili Özellik

Uygulanan dilbilgisi özelliğini ve iş yazışmalarının gösterilmesini önerir.

1. Şeffaf

İş mektubunda yazılan terminoloji şeffaf olmalıdır. Alıcının içeriği anında, kolay ve tartışmasız bir şekilde kavramasına yardımcı olur. Herhangi bir belirsizlik, belirtilen bilgilerin yanlış anlaşılmasına neden olacaktır.

2. Düz

Bir yazar, iş mektubunda sade ve anlaşılır kelimeler kullanmalıdır. Abartılı ve karmaşık kelimelerden kaçınılmalıdır.

3. Kısa

Mektupta değinilen içerik kısa ve anlaşılır olmalıdır. Lütfen “kısa”nın “keskin” olması gerekmediğini unutmayın – ifadenizi ve hitap ettiğiniz okuyucuları incelemelisiniz.

4. Beton

Mektubun içeriği somut ve kesin olmalıdır. Somut yazı uygulayarak, okuyucu mesaj hakkında net bir fikre sahip olacaktır. Bununla birlikte, mesajınız, hızlı, bağlantısız cümlelerden oluşan uzun bir liste gibi görünmemelidir.

5. Hassasiyet

İş mektubunun kesinliğini sürekli olarak izlemek gerekir. Kesinlik genellikle dilbilgisi, terminoloji, noktalama işaretleri vb.’de hata olmaması anlamına gelir. Tartışma için doğru organizasyon amaçlanmalıdır.

6. Rasyonel

İş mektubunda kullanılan kelime ve ifadeler rasyonel olmalıdır. İçeriğin gerçek bir şekilde anlaşılması için iletişim rasyonel bir biçimde olmalıdır. İletişimin taslağı tek tip olmalıdır.

7. Kapsamlı

Kapsamlı bir mektup yazılmalıdır. Alıcının konuyu ve çözümü anlamasına yardımcı olur. Gerekli tüm verileri vermelidir. Ayrıca mektubun kısa ve sade olması ve tüm yönleri içermesi gerektiği unutulmamalıdır.

8. Uygunluk

Mesaj sadece önemli bilgiler taşımalıdır. İş yazışmaları gereksiz ayrıntılar içermemelidir.

9. cana yakın

İş yazışmalarında kullanılan ifade cana yakın olmalıdır. Bir yazar, mesajında ​​sürekli olarak açık, saygılı ve güvenilir bir dil kullanmalıdır. Bu, kişinin argo ve saldırgan terimler kullanması gerektiği anlamına gelmez. Lütfen, teşekkür ederim vb. gibi terimler kullanılmalıdır.

10. Düzenlilik

Bir iş mektubu ustalıkla yazılmalı veya yazılmalıdır. Yazar uygun girinti, boşluk ve paragraflar kullanmalıdır.

11. Zamirler

Şahıs zamirleri (ben, biz ve siz gibi) mektuplarda ve muhtıralarda esastır. Bu tür raporlarda kendinize ben, alıcıya da siz olarak hitap etmeniz idealdir.

12. Pasif ve Aktif Ton

En yetenekli yazarlar, hiçbir okuyucunun mesajlarını yanlış anlamaması için çok sade bir form oluşturmaya çalışır. Sade bir stil elde etmek için bir yaklaşım, pasif ton kullanımınızı azaltmaktır.

II. Dış Özellik

Bir iş mektubunun dış özelliği, dış biçiminin karakterini gösterir. Mektubun dış görünüşü çekici ve inandırıcı olmalıdır. Dışsal özelliklerden bazıları şunlardır:

1. Kağıdın Boyutu

Kağıdın geleneksel boyutu kullanılmalıdır. A4 kağıdı, ticari yazışmalar oluşturmak için yaygın olarak kabul edilen bir kağıttır.

2. Kağıdın Derecesi

Kullanılan kağıdın kalitesi uygun olmalıdır. Bir şirket her zaman pahalı kağıt kullanamaz. Birincil kopya için kaliteli kağıt ve karbon kopya için ortalama kopya kullanılmalıdır.

3. Kağıdın Rengi

Bazen farklı türdeki harfler için çeşitli kağıt renklerini kullanmak özellikle yararlıdır. Okuyucu, renginden harflerin amacını ve anlamını kavrayabilir.

4. Katlama Yöntemi

Mektubu doğru ve tutarlı bir şekilde katlamak gerekir. Katlama yöntemi, mektubun zarfa sığmasını sağlamalıdır. Mektubu fazla büyütmemek gerekir. Alıcının görüşü hakkında olumsuz bir algı yaratacaktır.

5. Zarfın Kalitesi

Daima kaliteli bir zarf kullanılmalı ve mektubun boyutunun zarfa uygun olmasına dikkat edilmelidir.

Bu arada, İş Mektubunda İyi Olmak İçin Ne Yapmalıyım hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz? Eğer öyleyse, web siteme gidin ve resmi mektup biçimlerini öğrenin.

CEVAP VER

Please enter your comment!
Please enter your name here

Son Yazılar

Alexander Pope ve Bir Aşk Mektubu

Alexander Pope, o "Şanlı Devrim Yılı" diye tabir edilen 21 mayıs 1688'de Londra'da...

Sizin İçin Seçtiklerimiz