Bir Kınama | Uyarı Mektubu Nasıl Yazılır?
Hiçbir işveren bir çalışanın disiplin suçu işlemesini istemez, ancak bir kovuşturma başlatıldığında profesyonel bir şekilde ilerlemelidir. Bu sizin sorumluluğunuzda olursa, şirket mektubu için kabul edilmiş bir format olup olmadığını görmek için önce şirketinizin politikalarını ve uygulamalarını kontrol edin. Ayrıca şirketinizin ilave düzeltici eylemler önerip önermediğini kontrol etmelisiniz.
Çoğu durumda, önce çalışanla konuşmalı, ardından sorunuzu ayrıntılarıyla birlikte belgelendirmelisiniz. Resmi bir dil kullanın, böylece yanlış anlama için yer kalmaz. Sorunu yeterince geniş bir şekilde tanımlayın, böylece açıklamanız gelecekteki problemleri kapsayacaktır. Çalışanın, sorunun tartışıldığını ispatlamak için belgeleri imzalamasını sağlayın.
Mektubunuza, bireyin olumlu davranışından veya niteliklerinden bahsederek, olumlu bir notla başlamak isteyebilirsiniz. Mektubu neden yazdığınız konusunda samimi olun. Konuyu dallandırıp budaklandırmayın. Ya da sorunu sürekli vurgulamayın. Konuyu, açıklamanızın gelecekteki zorlukları veya denklemleri kapsayacağı kadar geniş bir terimle tanımlayın.
Kişinin durumu nasıl iyileştirebileceği veya sorunu çözmek için ne tür düzeltici önlemler alması gerektiği konusunda özel önerilerde bulunun ve eğer kişi bu yönde eylemlere başvurmazsa olası sonuçları açıkça belirtin. Mektubunuzu, olumlu bir dille, cesaret vererek ya da uygunsa endişelerinizi belli ederek ya da kişinin sorunu çözeceğine dair güvenini ifade ederek sonlandırmayı düşünün.
Bununla birlikte, çoğu durumda, resmi bir mektup yazılması uygundur. İşte bir kınama mektubu gerektiren durumlar ve bu mektuplardan birini yazmanıza yardımcı olacak birkaç ipucu:
Uyarı
Bir çalışanın performansı kabul edilebilir değilse ve ilk yüz yüze görüşmeden sonra hala bir düzelme yoksa, sorunu çözmenin bir sonraki adımı bir uyarı mektubuolacaktır. Mektubunuzda hangi davranışların iyileştirilmesi gerektiğini açıkça belirtin ve bu iyileşmeye ulaşılıp ulaşılmadığını belirlemek için çalışanın performansını yeniden gözden geçireceğiniz bir tarih belirleyin. Bu uyarı mektubu daha sonra gerektiğinde gelecekteki eylemi haklı göstermeye yardımcı olmak için çalışanın kaydının bir parçası haline gelir.
Kuralİhlali
Bu kınama mektubunun kısa ve net olması gerekiyor. Çalışan veya karakteriyle ilgili olumsuz genellemeler yapmayın ve hakaretten kaçının. İhlalin ima edilen ciddiyeti, genellikle çalışanın dikkatini çekmek ve davranışını değiştirmek için yeterli olacaktır.
Zayıf Katılım veya Gecikme
Karşı tarafın davranışı rahatsız edici olsa da, kınama mektubunuzda sakin ve nazik bir ton kullanın, aynı zamanda söylemek istediklerinizi doğrudan ve öz bir şekilde ifade edin. Durumun gerçeklerine sadık kalın ve çalışanın karakterine atıfta bulunan olumsuz yorumlardan kaçının.
Zayıf Performans
Bu kınama mektubuna nazik bir dille başlayın ve sonra doğrudan konuya devam edin. Söz konusu olaya veya uygulamaya odaklanın. Yapıcı eleştiri sunun, ancak kınama alan kişinin karakteri hakkında olumsuz genellemeler yapmayın.
Not: İşveren / çalışan ilişkisinden başka, yetkiniz altındaki bireylere bir uyarı mektubu yazmanız gerekebilecek diğer durumlarda kendinizi bulabilirsiniz. Aşağıda birkaç örnek verilmiştir.
Müşteriyi Kredisini Askıya Alma Veya Cezalandırma Konusunda Uyarma
Bir müşteriyi kredisini askıya alma veya hesabını cezalandırma konusunda uyarmak için kınama mektubu kullandığınızda nazik dil kullanın. Müşteriye, herhangi bir işlem yapmayı tercih etmeyeceğinizi, gerekli olması durumunda yapacağınızı söyleyin. Net ve spesifik olun.
Gözetiminiz Altındaki Bir Distribütörü Uyarma
Bu tür bir kınama mektubu gerekli olduğunda, endişelerinizi özlü, özel ve nazik bir dilde ifade etmeniz önemlidir. Beklentilerinizin ne olduğunu ve distribütörün bunları karşılamakta nasıl başarısız olduğunu açıklayın. Dağıtıcının kişisel bir biçimde hakaret olarak algılayacağı rahatsız edici yorumlar veya olumsuz bir dil kullanmaktan kaçının.
Kiracıyı Uyarmak İçin Mektup Yazma
Diğer kınama mektuplarında olduğu gibi, doğrudan ve kısa bir şekilde konuya girin, aynı zamanda kibar olun. Kiracının karakterine olumsuz yorum yapmadan konunun gerçeklerine sadık kalın.
