İş Mektubu Nasıl Yazılır?
İş mektupları oluştururken, A4 çizgisiz kağıt kullanın. Parlak bir300 g/m²kağıt biraz daha pahalı olsa da, günlük kopya kağıdından daha iyi bir izlenim bırakacaktır. Dört tarafta da 2- 2,5 cm kenarboşluğu kullanın. Times Roman (12 punto) veya Georgia (11 punto) gibi ciddi ve klasik bir font kullanın. Bir iş mektubu, tek satır halinde ve mümkünse bir bilgisayarda yazılmalıdır. Mektubu yazmayı bitirdikten sonra mutlaka yazdırın. Mektubunuz ne kadar uzun olursa olsun kağıdın yalnızca bir tarafına baskı alın. Mektubu yatay olarak üçe katlayın. Mektubunuzu 10,5 x 24 cm boyutundaki penceresiz bir diplomat zarf ile postalayabilirsiniz.
İş Mektubu Formatı İpuçları
Birkaç iş mektubu formatı vardır, ancak hepsi iki temel gruba ayrılabilir: blok formatı ve çeşitli girintili formatlar. Blok formatı biraz daha yaygın olmasına rağmen (belki de daha kolay olduğu için), her ikisi de iş yaşamında kabul edilebilir. Tüm geleneksel formatlar aslında aynı özellikleri içerir:
Mektubu Yazan Kişinin Adı ve Adresi
Ad – Soyad ve adres bilgisi örnek olarak verilmiştir.
- Satır: Mehmet Yılmaz
- Satır:PTT Genel Müd. Posta Telgraf D.Bşk.
- Satır:Doğanbey Mah.
- Satır:Şehitteğmenkalmaz Cad. No: 2/311
- Satır:06101 Altındağ/Ankara
- Satır:Türkiye
Mektubun Tarihi
Mektubun tarihi genellikle iki yöntemden biriyle yazılır:
(Gün ay ve yıl şeklinde virgül olmadan yazılır): 15 Ocak 2020
veya
(Ayla başlar; virgül kullanılır): Aralık, 2019
Alıcının Tam Adı, Unvanı ve Adres
Erkek alıcı için “Bay”, kadın alıcı için ise “Bayan” ifadelerini kullanın.
Bayan Fatma Kaya, Bölüm Başkanı
Kimya Mühendisliği Bölümü
Orta Doğu Teknik Üniversitesi
06800 Ankara
Türkiye
İş Mektubunda Gelişme Bölümü
İlk iş mektubunu kısa tutmak en iyisidir. Mektubu yazdığınız kişi meşgul olabilir ve uzun mektupları okumak için zamana sahip olmayabilir. Bir sayfalık bir mektupta, genellikle yalnızca tek aralıklı üç veya dört paragrafa ihtiyacınız olacaktır. Paragraflar arasında çift boşluk kullanmak en iyisidir. Takip eden örneklere bakın. İş mektubu gelişme bölümünü yazmanın en kolay yolu önceden yazılmış bir iş mektubu formatını kullanmaktır.
İş Mektubu Yazarken Amacınız Nedir? Açık Ve Net Bir Şekilde Belirtin.
İyi bir iş mektubu, ilgili tüm bilgileri net ve özlü bir şekilde sunar. Uygun kenar boşlukları ve doğru font kullanıldığında, cümleleriniz 2 satırdan daha uzun olmamalıdır. Hatta tercihen daha kısa olmalıdır. Geleneksel iş yazışmaları, adres, selamlama ve tarih gibi ayrıntıları mutlaka içerir. Mektubun gelişme bölümüne ek olarak, mektubun tamamı A4 boyutunda bir kağıdın bir tarafına kolayca sığmalıdır. Sınırlı bir bütçeniz ve kullandığınız her kelimenin bir bedeli varmış gibi düşünebilirsiniz. Sonuç olarak, her cümlenin içindeki yazılı kelimelerin sayısı konusunda tutumlu olmalısınız.
İş Yazarken Giriş Cümlesinde Amacınızı Belirtin
Birçok profesyonel, günlük olarak büyük miktarda yazılı materyal oluşturur ve postalarını hızlı ve etkili bir şekilde göndermeyi öğrenir. Yoğun bir insanın her bir mektubu yavaşça okuması, kelimesi kelimesine irdelemesi için gerçekten yeterli vakti bulunmaz. Bu nedenlerden dolayı, amacınızı mektubun giriş cümlesinde belirtmeniz gerekmektedir. Ayrıca pasif yerine aktif bir anlatım biçimi kullanmak en iyisidir. Pasif anlatım daha uzun fiil formları gerektirir ve okunması yorucu uzun cümleler ortaya çıkarır.
İş Mektuplarında Resmi Bir Dil Kullanın
Kulağa doğal gelen ve uzun soluklu olmayan bir mektup yazmak önemli olsa da, bir iş mektubunun tonunun normal, konuşma dilinden daha resmi olması gerektiğini unutmayın. Eğitiminiz ve kimlik bilgilerinizle birilerini etkilemeye çalışıyorsanız, argo ve deyimsel ifadeler kullanmaktan kaçının. Bu cümlelerin okuyucu üzerinde olumsuz bir etkisi olabilir. Tek bir cümlede çok fazla fikirden bahsederseniz, okuyucu sözcükler arasında kaybolabilir. İlk birkaç cümleyi okuduktan sonra, okuyucu daha dikkatli okumaya ya da hiç zaman harcaman direkt çöpe atmaya karar verebilir. Karışıklık, sıkıntı veya mizahi duygular uyandıran bir mektup yazmak istemezsiniz.
İş mektubu Doğru Yazım ve Dilbilgisi Kurallarına Dikkat Edin
Karşınızdaki kişi mektubunuza çok fazla vakit ayırmıyor olsa da, herhangi bir yazım veya dilbilgisi hatasını farketmeyeceğini düşünmeyin. En popüler kelime işlem programlarında yazım denetimi, sözlükler ve dilbilgisi ipuçları gibi yazma araçları bulunur. Bu özelliklerin Word programınızda etkinleştirildiğinden emin olun ve nasıl kullanacağınızı öğrenin. Bununla birlikte, sözcüğü doğru yazdığınızda ancak yanlış kullandığınızda bir yazım denetiminin işe yaramayacağını unutmayın. Sözcük kullanımınızdan emin değilseniz sözlükten yardım alın.
İş Mektubunuzu Tekrar Okuyun
Birçok kişi, önemli bir mektup yazdığında yazdırır yazdırmaz kendisi okumadan postaya verir. Mümkünse, bitmiş mektubunuzu bilgisayarda bir veya iki kez okuyun, sonra geri dönüp yeniden dikkatlice okuyun. Bulacağınız basit hataların sayısına şaşırtabilirsiniz. Hata bulursanız düzeltin ve tekrar okuyun. Daha fazla hata bulmadan ya da herhangi bir cümleyi yeniden yazmadan okuyabiliyor musunuz? Fikirlerinizi mümkün olduğunca açık ve net bir şekilde ifade etmiş misiniz? Eğer öyle değilse, mektubunuz göndermeye hazır değildir. İyi bir iş mektubu yazmak sabır ister. Zaman ve tecrübe ile birlikte, mektuplarınız daha hızlı ve daha kolay akıcı bir hal almaya başlayacaktır.
İkinci Bir Görüş Alın
Size yardım etmek isteyecek bir arkadaşınız varsa, hem mektup içeriğiniz hem de formatınız hakkında ikinci bir fikir edinmek her zaman için iyidir. Arkadaşınız mektubu sessizce veya yüksek sesle okuyabilir. Sonrasında tepkisini ve yorumlarını isteyebilirsiniz. Size yardımcı olacak kimse olmasa bile, mektubu yüksek sesle okumak, beyniniz bilgiyi farklı bir şekilde işleyeceğinden, daha yararlı olabilir.
İş Mektubunu Sonlandırma
En yaygın mektubu sonlandırma biçimi ‘’Saygılarımla’’ ile yapılandır. Bu ifadeyi virgülle takip edin. Mektubu sonlandırdıktan sonra dört tek satır atlayın ve adınızı – soyadınızı yazın.
Saygılarımla,
Mehmet Yılmaz
İş Mektubuna Belge Ekleme
Mektubunuza özgeçmiş gibi ek bilgiler ekliyorsanız, adınızı ve soyadınızı yazdıktan sonra iki satır atlayıp “Ek” veya “Ekler” yazın. Eğer çoğul kullanıyorsanız, parantez içinde ek sayısını belirtme seçeneğiniz vardır.