Resmi mektup nedir sorusuna cevap verebilmemiz için ilk olarak mektup nedir sorusunu cevaplamalıyız. Mektup, uzaklarda yaşayan arkadaşlara, dostlara veya resmi kurumlara haberleşme amacıyla gönderilen yazı çeşididir. Her mektubun kendine özel yazım biçimi vardır. Bu yazımızda son yıllarda rağbet gören resmi mektup nedir, resmi mektup nasıl yazılır gibi konular hakkında bilgiler verecek, bu özel biçimleri öğrenecek ve örnekleri göstereceğiz.
Resmi Mektup Nedir?
Özel, işyeri veya devlet kurumlarına önemli bilgiler sağlamanın, bir iş başvurusu yapmanın en iyi yolu resmi bir mektuptur. Bu, mektubunuzun ulaştığı okuyucunun zamanını almaktan kaçınmak için basit ve özlü cümleler kullanarak kendinizi açıklamanın profesyonel bir yoludur. Bu mektuplarda kesinlikle birkaç kurala uymalı ve resmi formatın dışına çıkmamanız gereklidir.
Resmi mektuplar, yazılı bir profesyonel iletişim biçimidir. Bunlar kurum içi veya harici (bilgi edinmek, şikâyetlere çözüm bulmak) iletişim için kullanılabilir. Kesinlikle okunurluğu kolay ve anlamlı olmalıdır. Bu mektuplardaki amaç da bilgilerinizi mümkün olduğunca açık, doğru ve hızlı bir şekilde iletmek ve onları çözüme kavuşturmaktır.
Resmi mektuplar dört çeşit olabilir. Bunları aşağıda sıralayalım.
- Devlet Kurumları
- Yarı Resmi Kurumlar
- Özerk Kurumlar
- Özel Kurumlar
Vatandaş olarak devlet kurumuyla iletişim hâline geçmemiz gerekebilir, işyerleri iş başvuruları için mektup gönderilmesini tercih edebilir. Resmi mektuplar ciddi anlamda iyi yazılması gereken, kurallara uyularak yazdığınızda sorunlarınızın direkt çözüme ulaştırabilecek güce sahiptir.
Resmi Mektup Nasıl Yazılır?
Kişisel olarak arkadaşımıza duygularımızı anlatmadığımız, dostumuza havaların orada nasıl olduğunu sormayacağımız için resmi mektup yazarken dikkat etmeniz gereken maddeler vardır. Bunları sıralayalım.
Öznel Olmamalı
Yazdığınız bir resmi mektupta kesinlikle normal mektupta yazdığınız cümleleri yazmayın. Kişisel konularınıza odaklanmayın. Bu resmi mektupları geçersiz kılabilecek bir hata olur ve istenmeyen sonuçlar doğurabilir. Unutmayalım, sorunumuzun çözümü veya iş başvurusu yapmak için iletişim kurmaya çalışıyoruz.
Yapıya dikkat edin
Çoğumuz resmi yazının ne olduğunu biliyoruz. Bu tür yazıların genelde kendine has bir yapısı olur. Resmi yazı yapısı harfiyen uyulması gereken bir formattır. Yazınızı yazarken bu formattan sapmak mektubunuzu geçersiz kılacaktır. Örnek yapıları aşağıda bulabilirsiniz.
Gereksiz sözcüklerden kaçın
Hiçbir resmi yazıda duygusallık ve edebi mektuplar gibi şiirsellik kaygısı güdülmez. Şiirsellik ve yoğun duygular katarak okuyucuyu etkilemek istiyorsanız yanlış düşünmektesiniz. Sorununuzu veya iş başvurunuzu az ve öz ilkesini temel alarak anlatırsanız iyi bir resmi mektup göndermiş olursunuz.
Üst ve Alt Makam ayrımlarına dikkat edin
Resmi mektubunuzun yazarken alt makama iletilmesini istiyorsanız ‘’rica ederim.’’, üst makama yazıyorsanız ‘’arz ederim.’’ şeklinde bitirmelisiniz. Bu küçük bir detay gibi gözükse de her resmi kuruluşta oldukça önem verilir.
Mektubunuzu göndermeden önce kontrol edin
İsteğinizi, şikâyetinizi veya başvurunuzu göndermeden önce kontrol etmek isteyebilirsiniz. Gözünüzden kaçmış olan hataları düzeltme şansınızı kullanmalısınız. Dil bilgisi hakkında yanlışlarınızı, resmi mektup formatını bozan hatalarınızı gözden kaçırırsanız hayatınız için önemli işi kaçırabilir, sorunlarınıza çözüm bulamayabilirsiniz.
Eksiklerinizi Unutmayın
Bir öğretim görevlisinden yeni iş başvurunuz için referans olmasını isteyebilirsiniz. Ondan referans istemek için de resmi mektup göndermelisiniz. Bu işlemler için ek göndermeniz gerekebilir ve resmi bir mektupta olmazsa olmaz kriterlerden biridir. Çünkü resmi mektuplar bir kanıt niteliği taşır ve onay için kullanılabilirler.
Çıkarlarınızı düşünün
Evet, böyle bir başlık okumanız garip gelmiş olsa da mektuplarınızı resmi çıkarlarınızı açıkça anlatabileceğiniz ve düzgün bir biçimde yazın. Tüm resmi mektupların uzunluğu az ve anlaşılabilirliği yüksektir. Yoğun iş dünyasında uzun mektuplarla hiçbir kurum uğraşmak istemez. Sadece sonuçlara odak önemlidir.
Yukarıda saydığımız özelliklerle siz de resmi mektup nedir sorularına açıkça cevap buldunuz. Tabii ki de bunların yanında birçok dikkat etmemiz gereken yapı maddeleri var. Yazım kurallarına uymak, kullandığınız dilin gramerini kusursuz kullanmak ekstra etkileyicilik katar ve resmi mektubunuzun sonuç vermesini sağlar.
Resmi Mektup Örnekleri
Yukarıdaki bilgilerle birlikte resmi mektup nedir ve nasıl yazılır, resmi mektup özellikleri konularını öğrenmiş olduk. Bu kadar bilgiyi öğrenip resmi mektup örneklerini görüp pekiştirmek önemlidir. Aşağıda örneklere bakarak siz de resmi mektubunuzu kusursuz biçimde gönderilmesi gereken kurumlara gönderebilir, sorunlarınızı çözümlere kavuşturabilir ve hayatınızdaki başarı şansını son derece arttırabilirsiniz. Kolay gelsin!
Resmi Mektup Örneği 1
Resmi Mektup Örneği 2
Resmi Mektup Örneği 3
Resmi Mektup Örneği 4
Resmi Mektup Örneği 5
Adınız
Açık Adres
Şehir, Posta Kodu
Tarih
Alıcı Adı
Unvan
Okul Adı
Açık Adres
Şehir, Posta Kodu
Sayın Alıcı Adı:
Şirket Adı kurumunda giriş düzeyinde bir iş unvanı pozisyonu için başvuruda bulundum ve bir referans mektubuna ihtiyacım var. Benim için bir referans mektubu yazarsanız çok memnun olurum. Sizin verdiğiniz Ders Başlığı üniversitede en sevdiğim derslerden biriydi.
İncelemeniz için özgeçmişimi ve transkriptlerimi ekledim. Mezuniyet notumun genel not ortalaması olduğunu ve üstün başarı alanlarının açıklaması alanlarında üstün başarıyı ödüllendiren pek çok toplulukta yer aldığımı görebilirsiniz. Bunlara ek olarak Şirket Adı kurumundaki yaz stajım sayesinde deneyim alanı alanında tecrübe de edindim.
Eğitimimi ve becerilerimi, benim için referans mektubu yazacak kadar bildiğinizi düşünüyorsanız lütfen telefon numarası numarasından veya e-posta adresi e-posta adresinden benimle iletişime geçin. Referans mektubunu gönderebilmeniz için pullu ve adresli bir zarf yollayacağım.
Kararınız ne olursa olsun vakit ayırdığınız ve isteğimi dikkate aldığınız için en içten teşekkürlerimi sunarım.
Saygılarımla,
Adınız
Ek
