Tavsiye – Teşekkür – Duyuru Mektupları Nasıl Yazılır?

Tavsiye – Teşekkür – Duyuru Mektupları Nasıl Yazılır?

Mektupların sadece iki aşık arasında yazıldığı gibi bir yanılsama söz konusudur. Oysaki mektup yazma alışkanlığı günlük hayatta, iş yaşamında, hukuk alanında da çok önemli bir yer tutar. Hem geleneksel olarak hem de modern dünyada kabul gören şekliyle profesyonel birçok mektup çeşidi bulunur. Okumaya devam ederek bugün bu mektup çeşitleri arasında yer alan tavsiye – teşekkür – duyuru mektuplarının nasıl yazıldığını ve nelere dikkat etmeniz gerektiğini öğrenebilirsiniz.

Tavsiye Mektubu Nasıl Yazılır?

Sözlerinizi dikkatlice seçin

Tavsiye talebine hızlı bir şekilde cevap verin. Cevabınızı dikkatlice düşünmek için kendinize zaman verin, ancak isteğinizi aldıktan sonraki birkaç gün içinde mektubunuzu göndererek kişininkendisine önem verdiğinizi bilmesini sağlayın.

Saygılı bir ton kullanın

Tavsiyede bulunmanız istenen konu hakkında veya bu konuda ricada bulunan kişi hakkında kişisel olarak nasıl hissederseniz edin, ifade tonunuzu saygılı, yardımsever ve cana yakın tutun. Yargılayıcı görünmemeye dikkat edin. Doğrudan veya dolaylı eleştiriden kaçının. Tavsiye veremezseniz pişmanlığınızı ifade edin. Konuyla ilgili tavsiyede bulunması için başkasının daha iyi bir seçenekolabileceğini belirtin. Sorulmadıkça yorum veya kişisel görüş beyanlarından kaçının. Konu hassas bir konu ise, yaklaşımınızı dikkatlice düşünün.

Güçlü bir dil kullanmaktan kaçının

Güçlü dil, okuyucunuzu caydırabilir. Sadece size sorulan konuda tavsiye verin. Tavsiyenizi basit ve net tutun.

Kişisel tavsiyeyi yalnızca istendiğinde verin

Kişisel tavsiyeleri ancak birisi size içtenlikle sorduğunda vermeniz gerektiğini unutmayın. O zaman bile dikkatli ve hassasdavranmalısınız. Birisi tavsiyenizi kabul ederse, herhangi bir küçümseme veya üstünlük hissine bürünmeden takdir edin. Tavsiyenizin değerini değil, okuyucunun güçlü yönlerini vurgulayın. Tavsiye isteyen kişi olduğunuzda, güvenebileceğiniz ve tanıdığınız insanlara yönelin. Bu kişiler güveninize layık olmalı ve isteğinizi gizli tutmak konusunda hassas davranabilmelidirler.

Güzel bir mektupla şükran gösterin

Birisi tavsiye isteğinize cevap verdiğinde, nihayetinde tavsiyesini kullansanız da kullanmasanız da, teşekkür mektubu veya takdir mektubu yazmak her zaman iyi bir fikirdir. Bir kişinin tavsiye veya önerisini kullanıyorsanız, uygun bir şekilde teşekkürünüzü dile getirin. Tavsiyesini kullanmayıp fikrinizi değiştirmeniz durumunda tavsiye mektubunu ileride başvurmak üzere el altında tutmak isteyebilirsiniz.

Teşekkür Mektubu Nasıl Yazılır?

Sizden ne beklendiğini netleştirmeye yardımcı olan kibar ve takdir edici bir yanıt verin. Daha sonra yanlış anlamaları önlemek için rolünüzü en baştan net bir şekilde tanımladığınızdan emin olun. Teşekkür mektubunuzu onay mektubunu, orijinal mektubu, raporu, siparişi vb. aldıktan sonraki birkaç gün içinde gönderin. Teşekkür mektubu gecikirse kısa, samimi bir özür ekleyin. Okuyucu memnuniyetsiz veya savunmacı olabileceğinden, bu mektubu özellikle saygılı hale getirin. Her türlü rahatsızlık, iletişimsizlik veya sorun için özür dilemek isteyebilirsiniz. Samimi olun, çoğu kişi dürüst olmadığınızda bunu hissedebilir. Mektubunuzu mümkünse yalnızca genel olarak şirket veya kuruluşa değil, belirli bir kişiye özel olarak gönderin.

Duyuru Mektubu Nasıl Yazılır?

Basit ve özlü olun

Duyuru mektubunuzu basit ve özlü bir şekilde yazın, böylece okuyucunun bilgileri hızlı bir şekilde alabilmesi ve kolayca başvurabilmesi için kolaylık sağlamış olursunuz.

Kısa tutun

Olumlu bir duyuru yapıyorsanız kısa bir şekilde giriş yaptıktan sonra direkt olarak konuya dikkat çekin. Kişisel veya ticari bir ilişki sürdürme ve moral, güven, sadakat ve iyi niyetoluşturma arzunuzu gösterin.

Aynı hedeflere ulaşmak için diğerlerini motive edin

Başkalarının başarılarını duyurmak veya başarılı birini tanıtmak amacıyla uygun şekilde mektup yazarsanız, aynı hedeflere ulaşmak için başkalarını motive edebilirsiniz.

Avantajınız için mektubu kullanın

Duyuru mektubunuziyi ilişkiler kurmak ve işinizi geliştirmek için önemli bir fırsattır.

Sorulardan kaçınmak için her şeyi eksiksiz yazın

Duyurunuzdaki bilgileri net ve eksiksiz yapın, böylece daha sonra sorularla bombardıman edilmezsiniz.

Saçmalamaktan kaçının

Kötü bir haber duyuruyorsanız, dolambaçlı ve saçma bir açıklama yapmayın. Duyuru anlayış ve iyimserlikle mizaçla harmanlanabilir. Ancak kullandığınız dilin tonu daima saygılı olmalıdır.