Cumartesi, Mayıs 28, 2022

Mektup Yazma: Yüzleşme Mektupları Yazma – 12 İpucu

Çatışma mektubu, bir durumu, sorunu veya anlaşmazlığı anlatan bir mektuptur. Alıcıdan genellikle direnç göstermeden verilmeyecek belirli bir hedef arar.

Yazar belirli bir amaç ister ve mektubun alıcısı, buna ikna edici bir şekilde ikna olmadıkça, bu hedefi kabul etmeyecektir.

Bir ‘yüzleşme mektubu’nu etkili bir şekilde nasıl yapılandıracağınıza dair bazı ipuçları:

1. Görünüm çok önemlidir. Mektup basılı bir kopya olmalı ve etkileyici ve profesyonel görünmelidir. Kaliteli kağıt kullanmalı ve mektubu iyi bir yazıcı kullanarak profesyonel görünümlü bir antetli kağıda yazdırmalısınız.

E-postalar, gerçekten etkili olan etkileyici görüntüyü yansıtmaz.

E-postalar etkileyici değil ve bu günlerde basılı kopya giderek daha nadir hale geliyor. Bu nedenle, etkileyici görünen bir basılı mektubun görünümü, mektubun ciddi bir mektup olduğunu ve ciddi bir değerlendirmeyi hak eden bir yazar tarafından yazıldığını gösterir. Etkileyici bir basılı kopya mektubu kalabalığın arasından sıyrılıyor.

İyi dikilmiş bir takım elbise giyen bir adamın ne kadar daha fazla saygı gördüğünü hiç fark ettiniz mi? Aynı ilke geçerlidir ve mektubun fiziksel görünümü çok önemlidir ve yazarı ciddi, ince, eğitimli bir birey olarak yansıtmalıdır.

Yansıtılan bu görüntünün arkasında, yazarın konuyu daha ileri götürme yeteneğine ve kaynağına sahip olduğu ima edilir – yani alıcının üstlerine ve/veya alıcının ve kuruluşunun davranışını denetleyen yetkililere.

Mektubun ciddi ve etkileyici görünümü, yazarın, tahliye talebi reddedilirse, konuyu daha sonra daha fazla işlem için bir avukata havale edebilecek türden bir birey olduğunun açık bir şekilde anlaşılmasını yansıtmaktadır.

Aynı zamanda akılda tutulması gereken şey, yüzleşme mektubunu alan kişinin zihniyetidir. Başka bir deyişle, bir çatışma mektubu alıcısının en büyük korkusu, talebinizi kabul etmeme kararının üstleri tarafından reddedilebileceğidir.

Bu nedenle, alıcı ikna edici bir şekilde yazılmış etkileyici görünümlü bir mektup aldıysa, bu temel reddedilme korkusu zihninde çok ağır olacaktır. Mektubun hem görünüş hem de içerik olarak ‘sorun’ gibi görünmesinden korktuğu için talebi kabul edebilir. Bu nedenle, talebi hızla yerine getirmeye ve dosyayı kapatmaya karar verebilir. Alıcı, ‘sorun’ görünmeyen mektuplar için olumsuz yanıtları kaydedecektir. Şahsen bu durumu birçok kez yaşadım ve bu yüzden mektubun fiziksel görünümüne özellikle önem veriyorum.

Profesyonel görünen bir antetli kağıt, bir kelime işlemci tarafından kolayca oluşturulabilir. Mektuba belirgin bir profesyonel görünüm kazandırmak için sayfanın etrafında bir kenarlık ve paragrafların her iki tarafa yaslanmasını öneririm. Bir dereceniz veya bir tür atamanız varsa, bunu antetli kağıdınıza ekleyin.

Etkileyici görünen bir mektubun kendi içinde etkili olacağına dair zayıf bir argümanınız varsa bunu önermiyorum. Bununla birlikte, etkileyici bir mektubun, her anlamda, o mektubun içerdiği ikna edici argümanın hak ettiği ciddi dikkati ve dikkatli muameleyi görmesini sağlayacağını öne sürüyorum. Ve bu hedef savaşın yarısından fazlası!

2. Mektup iyi araştırılmış ve iyi organize edilmiş olmalıdır. Alıcıya iletilmesi gereken arka plan ve destekleyici bilgiler varsa, bu bilgiler dahil edilmiş, doğru ve eksiksiz olmalıdır. Mektubun kendisini asgari düzeyde tutmak için, destekleyici bilgilerin mektuba ekli bir ekte yer almasına dikkat edilmelidir.

Alıcının önüne konulan paket, okuyucunun durumu doğru bir şekilde teyit etmesi veya anlaması için başka kayıtları güvence altına almasına gerek kalmayacak şekilde eksiksiz olmalıdır. Bu da bir profesyonelin işaretidir ve alıcı üzerinde olumlu bir etkisi olacaktır. Alıcı, birlikte hareket eden bir profesyonelle uğraştığını hissedecek ve bu duygu endişesini artıracaktır.

3. Mektup, ton ve içerik açısından tamamen profesyonel olmalı ve belirgin bir nezaket ve saygı tonu yansıtmalıdır. Bu standarttan sapmak, alıcıya talebi makul olmayan bir talep kategorisine sokmak için bir mazeret verir. Bir talep, ‘gerekçeli ya da gerekçesiz’ olarak ‘mantıksız’ olarak nitelendirildikten sonra, bu talebi düzeltmek çok zordur.

4. Belirtilmesi gereken gerçekler varsa, mektubun başında bir veya iki cümlelik kısa paragraflar halinde ve açık bir şekilde belirtildiğinden emin olun. Kısa cümleler ve paragrafların okunması daha kolaydır ve içerdiği bilgilerin sindirilmesi daha kolaydır. Olgusal durumunuzu çok net bir şekilde ifade etmek istiyorsunuz ve alıcının bunlara numarayla kolayca başvurabilmesi için bu paragrafları numaralandırmaya dikkat etmelisiniz.

5. Talebi olabildiğince kısa bir şekilde belirtin ve alıcının talebi neden kabul etmesi gerektiğine dair gerekçe verin. Argümanınızı mümkün olduğunca kısa ve basit hale getirin. Mektubunuz mümkün olduğunca kısa olmalıdır, çünkü konunun dışına çıkıp daha fazla ayrıntı eklerseniz, vicdansız bir alıcının talebinizi haksız yere reddetmek için kullanabileceği bir şeyler koyabilirsiniz. mihenk taşı – her şeyi olabildiğince açık ve basit hale getirin.

6. Mektubu iyimser bir şekilde bitirin. Okuyucunun konumunuzun değerini anlamasını umduğunuzu belirtin ve net olmayan bir şey varsa onu yanıtlamaya davet edin. Aşağıdaki cümleyi özellikle etkili buluyorum: ‘Talebimi kabul edemiyorsanız veya herhangi bir olguda veya ana hatlarıyla belirttiğim davanın herhangi bir yönü konusunda hatalıysam, lütfen özellikle bildirin.’

Alıcı, talebinizi neden reddettiği konusunda size ayrıntılı bir açıklama yaparsa, onu, talebinizi kabul etmesi gerektiğine ikna etmek için daha fazla girişimde bulunmanız için yol haritanız olacaktır. Ayrıca, yanıtı uygunsuz olduğunda ve bir üst tarafından gözden geçirilebildiğinde, yakın bir davada onu olay yerine koyabilir.

Alıcı, talebinizi neden reddettiği konusunda size ayrıntılı bir açıklama yapmazsa, daha sonraki bir mektupta alıcının talebinizi dikkate alma konusunda makul olmadığını önermek için bu gerçeğe el konulabilir.

7. ‘Talebinizden’ asla ‘talep’ olarak bahsetmeyin. Saygı çerçevesinde bir ‘talep’ olarak çerçevelenmelidir.

8. Mektubu her zaman ‘Saygılarımızla’ ile bitirin.

Bu ‘saygılı’ son, mektubun saygıyla sunulduğunu ve çok önemli olduğunu vurgulayarak teyit eder.

Alıcı saygısızca veya saygılı olmayan profesyonel bir şekilde yanıt verirse, yaklaşımı ile sizin yaklaşımınız arasındaki zıtlık tam bir zıtlık oluşturur. Bu gerçek, mektup ve tüm durum bir başkası tarafından gözden geçirildiğinde sizin yararınıza olacaktır… yani ilk yanıtlayana yetkili biri, bir düzenleyici, başka bir ilgili üçüncü taraf, vb.

Bu çatışma durumlarının çoğu ancak dar bir şekilde kazanılır ve kolayca şu ya da bu yöne gidebilir. Mektubunuzun/mektuplarınızın makul ve saygılı olması en önemli fark olabilir. Nadiren saygısız, mantıksız bir mektubun amacını güvence altına aldığını gördüm. Kibar, saygılı, iyi yazılmış bir mektupta bir talebi reddetmek çok daha zordur.

9. Mektubu, düzenleyiciye veya alıcı için yetkili olabilecek herhangi bir üçüncü tarafa ‘cc’ ile sonlandırmayın. Tamamen uygunsuz, profesyonellikten uzak ve bir amatörün işaretidir.

Daha sonraki bir aşamada üçüncü bir kişiye atıfta bulunulması uygun olabilir, ancak ilk harf tamamen kendi başına durmalı ve alıcıya kafasına silah dayamış gibi hissettirilmemelidir.

Alıcı, daha yüksek bir makama başvurabileceğinizi ve bunun hatırlatılmasına gerek olmadığını çok iyi bilir. İlk müdahale ekiplerinin çoğu bu konuda çok hassastır ve o halde neden bu tehdidi yüzüne karşı sallayarak onu kızdırıyor? İkna etmeye çalıştığınız kişiyi gerçekten kızdırmak istiyor musunuz?

10. Mektupta belirli bir süre içinde yanıt verilmesi talebi, tamamen uygunsuzdur ve alıcı için gereksiz yere rahatsız edicidir ve ilk mektubunuza dahil edilmemelidir.

Gerçek profesyoneller, her zaman zamanında yanıt verilmesi gerektiğini tam olarak anladılar ve bazı yanıt verenler, hızlı yanıt talebini çaresizlik veya sabırsızlığın bir göstergesi ve istismar edilmesi gereken bir zayıflık olarak görüyorlar. Bu nedenle, ilk müdahaleyi yapanların çoğu, yazarı çileden çıkarmak ve belki de genellikle her zaman alıcının yararına olan ölçüsüz bir mektubu kışkırtmak için yanıtlarını bilerek geciktirecektir.

Hızlı veya zamanında yanıt istemeyi unutun – bu gerçek üzerinde hiçbir kontrolünüz yok, o halde neden bundan bahsediyorsunuz?

Aslında gecikmiş bir yanıt, sonraki bir aşamada sizin lehinize bir artı olabilir. Yavaş bir yanıt daha sonra gözden geçirildiğinde kötü görünebilir ve mektubunuzun alıcısının mantıksız davrandığını, gereksiz yere ayaklarını sürüdüğünü ve uygunsuz davrandığını gösterme eğiliminde olabilir.

11. Mektubunuzda eleştirilebilir bir şey olmadığından emin olun. Öfkenizin dışa vurmasına izin vermeyin. Bir noktada, bu mektubunuzun başkaları tarafından gözden geçirilme olasılığının çok yüksek olduğunu ve tamamen sitemsiz olması gerektiğini unutmayın. Öfkenin anlaşılabilir ılımlı bir ifadesi, bir noktayı kanıtlamak için olabilir, daha fazlasını değil.

12. Zaman lüksünüz varsa, mektubun üzerinde uyuyun ve taze olduğunuzda ona geri dönün.

Yeni bir gözün neler görebileceği şaşırtıcı ve ayrıca düzenli programınıza devam ederken başka hangi noktaların ortaya çıkabileceği de şaşırtıcı.

Mektubu eleştirel bir şekilde gözden geçirin ve mümkün olduğunca kısa olması ve sorunsuz akması için ince ayar yapın. İyi yazmanın anahtarının ‘yeniden yazmak’ olduğunu unutmayın.

Mümkünse, incelemesi için sağduyulu ve iyi yazma becerisine sahip bir arkadaş edinin. Yapıcı eleştiri ile birlikte iyi bir ikinci görüş çok değerli olabilir.

CEVAP VER

Please enter your comment!
Please enter your name here

Son Yazılar

Albert Camus; Seni Tüm Kalbimle Kucaklıyorum

Albert Camus tarafından öğretmenine yazılmış bir mektup Yazar Albert Camus, 7 Kasım 1913 tarihinde Fransız Cezayir’inde dünyaya geldi. Lucien ve...

Sizin İçin Seçtiklerimiz