Şikayet Mektupları Nasıl Yazılır?

İsteklerinizi ve sizi rahatsız eden noktaları, dikkat gerektiren saygın, ancak kesin bir şikayet mektubu ile aktarmak istersiniz. Mektuplarımız, birçok yazarın sahip olduğu bir soruna cevap vermektedir: Etkili şikayet mektupları nasıl yazılır?Örnek mektuplar, şikayet mektubu yazmanın ipuçlarını öğrenmenize ve yazma yeterliliğinizi arttırmanıza yardımcı olacaktır.

Düzenlenmiş mektuplar ve bilinmesi gereken ipuçları ve adımlar ile, çeşitli ve ilginç şekillerde çekici şikayet yazma stratejilerini ve ilkelerini öğreneceksiniz. En etkili başlangıçların ne olduğunu, anlatım biçiminizi, dilinizin netliğini ve tarzını nasıl geliştireceğinizi ve mektuplarınızı farklı durumlar için nasıl uyarlayacağınızı öğrenebileceksiniz. Vereceğimiz örnekler ve ipuçları ile aktif olarak çalışarak başarılı bir şikayet mektubu yazdığınızdan emin olabilirsiniz.

Şikayet Mektupları Yazma İpuçları

  • Mektubu yazmadan önce, ifadelerinizin doğru olduğundan veşikayetinizin meşruiyetinden emin olun.
  • Mümkünse mektubunuzu yazarken bir yazım denetleyici kullanın veya birisinden mektubunuzu okumasını isteyin. Mektup el yazısıyla yazılmışsa, temiz ve okunması kolay olduğundan emin olun.
  • Genellikle mektubunuzu kısa ve öz Kısa paragraflar yazın ve neredeyse her zaman mektubunuzu bir sayfa ile sınırlandırın. Ancak, tüm önemli gerçeklere yer verdiğinizden emin olun. Önemli tarihler veya yer detaylarını (örneğin, ürünü veya hizmeti ne zaman ve nerede satın aldığınız) ve ek bilgileri (ürün numarası veya hizmet türü gibi) ekleyin.
  • Mektubunuzu yazarken, her zaman diplomatik ve kibar Şikayetiniz ne kadar haklı olursa olsun, mektubunuzun kızmasına, alay edilmesine veya tehdit edilmesine izin vermeyin. Mektubunuzu okuyan kişinin sık sık sorundan sorumlu kişi olmayacağını unutmayın.
  • Kendinizi karşı tarafın yerine koymaya çalışın ve mektubunuzu buna göre yazın.
  • Şikayetinizle ilgili belgelerin kopyalarını ekleyin. Orijinal belgeler göndermeyin.
  • Şikayet mektubunun bir kopyasını kendiniz için saklayın.
  • Şikayet mektubunuz umduğunuz sonuçları vermezse, daha ciddi ve sert bir tonla başka bir mektup yazmayı düşünün veya statü olarak daha üst düzeybirine yazmayı deneyin.
  • Çoğu işletme ve kuruluşun, müşterileri veya üyeleri memnun etmek için şikayetleri hızlı bir şekilde ele almak ve gidermek istediğini anlayın.
  • Mektubunuzu belirli bir kişiye hitaben yazın. “İlgili Kişiler” e hitap eden mektuplar, etkili değildir ve doğru kişiye ulaşmaz. Önceden arayın ve yöneticinin ve idari asistanının ismini isteyin. Doğrudan asistana yazmak, mektubunuzun yöneticiye ulaşmasını sağlayabilir.
  • Mektubunuza olumlu bir tonla başlayın. Öfkeli bir müşteri size benzer şekilde yaklaşacak olsaydı nasıl tepki vereceğinizi düşünün.
  • Kısa olun. Şikayet mektubunuzu bir sayfa ile sınırlı tutun ve uzun yazılar yerine kısa paragraflar yazın.
  • Dürüst ve açık olun. Talebinizi aktarmak ve konuyu tamamen araştırdığınızı göstermek için yeterli ayrıntı Ancak, alakasız ayrıntıları atlayın.
  • Sağlam ama saygılı bir anlatım biçimini koruyun ve saldırgan, suçlayıcı bir dil kullanmaktan kaçının.
  • Şikayet mektubunuzu öz ve profesyonel
  • Yalnızca makbuzların ve diğer belgelerin fotokopilerini gönderin ve tüm orijinal belgeleri kendinize saklayın.
  • Diğer imzaları alın. Birçok durumda, şikayetmektubunuzun etkisiniartırmak için birkaç kişi daha imzalayabilir. Bu, özellikle mevzuatı etkilemeye veya değiştirmeye çalışırken ya da bir materyali kınama gibi durumlarda geçerlidir.
  • Tehdit etmeyin! Bir kurum defalarca kez size kötü hizmet verdiyse ve durumu düzeltmeyi reddediyorsa ve tek çözümünüzün yasal işlem yapmak olduğunu hissediyorsanız, duygularınızı titiz ama sağlam bir şekilde dile getirin. Ancak, bunu takip etmeye istekli olmadığınız sürece yasal işlem yapmakla karşı tarafı tehdit etmeyin.
  • Genellemeler yapmaktan kaçının. Şikayet mektubunuz tek bir kişiye odaklanıyorsa, şirket veya kuruluş hakkında genelleme yapmayın.
  • İletişim bilgilerinizi ekleyin. İstenirse, adınızı, adresinizi, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi ekleyin, böylece kişi (ler) size herhangi bir soru veya endişenizi tartışmak için ulaşabilir.
  • İlk mektup etkili olmazsa, sonraki mektupta daha güçlü ancak yine de saygılı bir dil kullanın. İki ya da üç mektup sorunu hala çözmezse, o halde çözümünüz için yasal haklarınızı kullanmayı düşünebilirsiniz.

CEVAP VER

Please enter your comment!
Please enter your name here