Etkili İş Mektupları Nasıl Yazılır

İpuçları, Püf Noktaları ve Tavsiyeler

Bu makalede, etkili iş iletişimi için üç önemli ipucunu açıklayacağız: Etkili iş mektubu yazma ipuçları, püf noktaları ve tavsiyeler.

Aktif Olun

Yazarken, genellikle pasif yapılar yerine aktif yapılarıkullanın. Aktif dil yapısı pasiften daha güçlüdür ve bu nedenle daha güçlü cümleler üretir. Cümlenin öznesi, eylemi yerine getiren kişi veya şey ise, fiil aktiftir. Cümlenin öznesi, eylemden etkilenen kişi ya da şey ise, fiil pasiftir. Pasif biçim daha az doğrudandır ve genellikle aktif biçimden daha karmaşıktır. Dahası, pasif anlatımlaözneyianonimkılmak ve böylece sorumluluktan kaçınmak kolaydır; bu, iş iletişiminde talihsiz ve çok yaygın bir uygulamadır. Aktör tanımlanmadan eylemden bahsetmek, nadir durumlarda uygun olabilir (örneğin, kimin gerçekten eylemi gerçekleştirdiğinibilmediğiniz bir durum varsa), bunu yapmaktan kaçınmak en iyisidir.

  • Örnek: Şirketi satma kararı alındı. Seminer üst düzey yöneticiler tarafından ertelendi.
  • Ancak: Hissedarlar şirketi satmaya karar verdi. Genel müdürler semineri erteledi.

Kısa ve Öz Olun

İş mektubunuzu mümkün olduğunca kısa ve doğrudan anlatmak istediğinizi hedefleyecek şekilde yazın. Mesajınızın uzun cümleler veya paragraflararasında kaybolmasına izin vermeyin. Yorumlarınızı kısa tutup konuyu özetleyerek okuyucunun ilgisini çekin. Özellikle hızlı e-posta, yazılı mesajlaşma ve anlık mesajlaşma kültürümüzde insanlar uzun, ayrıntılı metinleri okumak istemiyor.

Paragrafları özellikle mektuplarda, notlarda, e-postalarda ve benzerlerinde tek bir fikirlesınırlandırın. Okuyucuların ana fikirleri hızlı ve kolay bir şekilde kavramalarına yardımcı olmak için, her paragrafa, o paragrafın ana noktasını veya amacını belirterek başlayın ve bu ilk cümleyi destekleyici noktalar veya ek bilgilerle diğer cümleleri devam ettirin.

Yazarken, mümkün olduğunca metninizi azaltın; bir paragraf yerine birkaç cümle, birkaç cümle yerine bir cümle ve bir anlam kaybetmeden bir cümle yerine bunun yerine geçebilecek birkaç kelime kullanın. Ayrıca tekrarlayan veya gereksiz bilgileri de kontrol edin.

  • Örnek: Son teslim tarihi uzatılmasına rağmen, bu sabah tahmini masrafları görüşmek üzere yine bir toplantı yapacağız.
  • Ancak: Son tarih uzatılsa da, bu sabah tahmini masrafları tartışmak için yine de buluşacağız.

Açık Olun

Yazarken net, basit kelimeler kullanın; Yazınızı süslü, iddialı bir dille süslemekten kaçının. Her seferinde nadiren kullanılan veya üst düzey bir kelimeyi dahil etmek cazip gelse de, çoğu zaman bu kuraldan ziyade istisna olmalıdır. Okuyucularınızın yanlış anlamalarını istemezsiniz.

Jargon (teknik veya çok özelleşmiş terminoloji) iş dünyasının bazı sektörlerinde ünlüdür. Bu dil özel olma eğiliminde olduğundan, genellikle jargondan kaçınmak en iyisidir. Aynı meslekten başkalarına iş mektubu yazıyorsanız, endüstri kısaltmaları da dahil olmak üzere diğer jargonlar uygun olabilir, ancak yine de dikkatli olun. Jargon’un yalnızca bazı konuların üstünü örtme sebebiyle kullanıldığı durumlarda, aşağıdaki örnekte olduğu gibi, bu ifadeler daha doğrudan ve net bir dille değiştirilmelidir.

  • Örnek: Gelecek hafta, şirket fazlalıkları atmaya başlayacak.
  • Ancak: Gelecek hafta şirket bazı insanları işten çıkarmaya başlayacak.

Ticari mektubunuzu yazmayı tamamladıktan sonra, mantıklı ve gerekli olmayan hiçbir bilginin olmadığından emin olmak için belgeyi okuyun. Okuyucular, onlara ne söylediğinizi veya ne yapmalarını istediğinizi kolayca kavrayabilmelidir; bunu doğru aktarmalısınız ki size tekrar tekrar soru sormasınlar. Daha uzun veya daha karmaşık belgeler için, her ifadenin açık olduğundan ve ihtiyaç duyulan tüm bilgileri içerdiğinden emin olmak için göndermeden önce taslağınızı başka birisinin okuması iyi bir fikirdir.

Bu üç ipucunu izleyerek – aktif anlatım biçimini kullanarak, net bir şekilde yazarak – etkili ticari mektuplar yazma yolundasınız demektir.

CEVAP VER

Please enter your comment!
Please enter your name here